領収書を紛失したときは?出金伝票の作り方

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【※このサイトは2018年12月06日に更新されました】

領収書がないときは?経費として処理できる出金伝票はどうやって作るの?

領収書がないときは?経費として処理できる出金伝票はどうやって作るの?

 

領収書がないときって経費としてどういう処理をすればよいのでしょうか?税務署で経費として申告するには、領収書などの証拠書類がなければなりません。でも領収書を失くしてしまったり、もらうのを忘れてしまったり、そもそも領収書を発行できないときもあります。たとえば交通費や結婚式などに必要な祝儀、葬儀などの香典では領収書を発行してもらえません。

 

 

 

じゃあ、税務署ではこれらの支払いは経費として認めてくれないのでしょうか?交通費は電車などに乗って取引先へ向かうこともあるので、あなたの仕事や事業に大きく関わることです。また祝儀や香典なども同様で、仕事関連であることも少なくありません。れっきとした経費ではありますが、いかんせん領収書がない!こういう場合は出金伝票を作ればよいのです。

 

領収書がない!出金伝票の作り方と書き方

 

領収書がない!出金伝票の作り方

 

領収書を紛失してしまったり、領収書を発行してもらえなかったりしたときは、出金伝票というものを作成して経費処理します。出金伝票とは、「いつ」「いくら」「どこで」「なんのために」あなたはお金を支払ったのか?ということを記載しておく伝票です。さて出金伝票の作り方と書き方ですが、とても簡単です。

 

 

 

出金伝票の作り方と書き方はエクセルでもなんでもよいのですが、大体下記の図のような項目があればOKです。

 

交通費の場合

交通費出金伝票

 

祝儀の場合

祝儀出金伝票

 

上記のように自分で作ってもよいのですが、よっぽどの理由がない限り100円ショップなどで買ってきたほうが早いです(笑)ネット上でもエクセルで作られたフォーマットが無料でダウンロードできたりします。

 

 

 

出金伝票は下記のような費用なんかに便利ですよ!

 

  • 電車・バスなどの交通費
  • 開店や開業祝いのご祝儀
  • 結婚や葬儀などの慶弔費
  • 自販機で買ったジュース代
  • 領収書を紛失したとき
  • 接待などの交際費の割り勘費用

ここで勘違いしてはいけないのが、なんでもかんでも出金伝票で処理しちゃってもOKってことじゃないんですよね。

 

 

 

「なんだ領収書がなくても出金伝票で経費として、好き勝手に処理できるんじゃないか・・・じゃあ、この前購入したアレも出金伝票で処理しちまうか・・・ついでにアレも・・・ククク・・・」なんていう悪だくみはいけません。そういうものは信用できないものとして、しっかり税務署では調べられます!相手のところへマジで確認に行くらしいです。恐ろしい(汗)

 

 

 

出金伝票で経費として処理するのは、あくまで例外的に伝票処理するものです。領収書がまったくなくても全部出金伝票にすればよいというわけではないのです。何かしらの理由で領収書がないときの支払いの証明をするものです。証拠が基本的にはないものが多いですから、頻繁だったり、あまりにも高額だと税務署にも怪しまれますよ。

 

 

 

たとえば交通費なんかであれば、電車やバスを利用して営業をしているあなたなら、頻繁に出金伝票処理をすることになってしまいますよね。最近ではSuicaやプリペイドカードなんかもあるので、、その購入費は領収書やレシートが発行されますが、それではどこの区間で仕事に使ったかは証明されません。

 

スルッと関西

 

関西の「スルっと関西」のようなものであれば、すべての駅名が印字されるので証明しやすいです。ですが、そういうものがなければ、あなたが一覧形式で経費として使った交通機関の利用区間などの履歴を残していき、月末に合計金額を出金伝票で処理するほうが賢明ですね。面倒くさいですけど、交通費が1・2万円ですまないような金額になってくると、それなりに証明できる書類や資料が必要なんです。

 

 

 

また、冠婚葬祭時の祝儀や香典なんかは「経費で落とすから領収書をちょうだい!」なんてことは口が裂けてもいえませんよね。あり得ません(笑)この冠婚葬祭も出金伝票で経費として計上できます。でも、注意点があります。経費として出金伝票を使って計上するからには、仕事や事業に関連している必要があります。

 

 

 

たとえば親兄弟や親族などの冠婚葬祭なんかのご祝儀や香典は身内の出来事であり、仕事や事業に関連するようなお付き合いでもないわけです。ですから、このような場合に出金伝票で経費として計上しようもんなら脱税になってしまいます。税務署から「あなたアウトです!」と脱税宣告なんてされたら、個人事業主やフリーランスなんてひとたまりもありません。即廃業に追い込まれそうです。

 

親族の結婚式でご祝儀

親族の結婚式でご祝儀は経費にならない脱税

取引先関係者の結婚式でご祝儀

取引先関係者の結婚式はちゃんとした交際費なので出金伝票アリの経費でOK!

 

これが得意先関係の冠婚葬祭であったり、取引先の開店祝いや開業祝いなんかであれば交際費です。これなら出金伝票を使って経費として計上することができますので、問題はありません。しかし出金伝票だけでは、経費として使ったことが証明できませんので、招待状など、そこへ行ったことが証明できるような証拠の品などがあれば信頼度は上がります。

 

クレジットカードの利用明細は領収書と認められないの!?

 

クレジットカードの利用明細は領収書と認められないの!?

 

クレジットカードを利用して会社のものを購入して経費として落とすためにはどうしたらいいのでしょうか?クレジットカードを利用をすると、請求書として一緒に送られてくる利用明細書は領収書として認められません。

 

 

 

利用明細書は税法上「領収書」とは認められていないのです。そもそもクレジットカードで支払いを行った場合は、実際にはお金を支払っていない状況です。ただカード会社が立て替えているだけにすぎないのです。領収書とは金銭を受け取った証明として発行される書類ですから、クレジットカードの場合はこれに該当しないことになるので、領収書が発行されないのです。

 

領収書とクレジットカード

 

さらに利用明細書は利用したお店などが発行したものではなく、クレジットカード会社が発行したものですから領収書としては扱うことができません。また、クレジットカード利用時に手書きの領収書を発行してもらうようにお願いはできますが、お店側には領収書を発行する義務はないので領収書をもらえないときもあります。

 

 

 

もし、クレジットカードで領収書を発行してもらうときは、「クレジットカードにてお支払い」と必ず記載しなければなりません。しかし、領収書を発行してもらっても税法上では正式な領収書とは認められていないのです。

 

 

 

領収書として認められていないので、5万円以上の支払っても収入印紙は必要ありません。この領収書に「クレジットカードにてお支払い」と記載されていなければ、収入印紙が必要になってきます。でも正式な領収書ではありません。

 

 

 

じゃあ、クレジットカードでは税法上でいう正式な領収書がもらえないから、経費精算できないの!?といえばそうでもありません。クレジットカードを利用したときに、お店側が発行してくれる利用伝票なるものが「領収書のかわり」となります。しかし、これには条件があります。

 

利用伝票が「領収書のかわり」

 

利用伝票に以下の項目が記載されている必要があります。

 

  • 利用したお店や会社などの発行者の名前や名称
  • 商品の購入やサービスを利用した日付と取引内容
  • 支払った金額
  • あなたの名前

以上のことが記載されていれば「領収書のかわり」として認められます。レシートでもOKです。

 

 

 

クレジットカードを利用して経費購入したものについては、こうした利用伝票やレシートなどの書類を保存しておいた上で、記帳業務として帳簿に記載しておくと経費として計上することができます。あと利用明細書も領収書のかわりにはなりませんが、経費購入した証明の一つとして信頼度はアップするので、きっちり保存しておきましょうね。

 

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