個人事業主の経費一覧！税務署対策と勘定科目の裏ワザ
必要経費とはどこまで認められるのか？特に個人事業主やフリーランスであれば、自宅を仕事場にしている場合もあります。家賃や水道光熱費など、どこまで必要経費として申請できるのか気になります。
基本的に必要経費として認められるのは、仕事で使った費用のみです。じゃあ、どこまで仕事で使ったお金として認めてもらえるのか？実はこれには明確な答えはないんですよね。ハッキリ言って税務署の担当者のさじ加減ですね。
とはいえ、無意味に領収書をかき集めるようなことをして、税務署から「こんなん必要経費と認めへんで～税務署なめたらアカンでぇ～ハイ！ごまかしたから追徴課税！」みたいなことにはなりたくありません。そうなると、誰が見ても仕事で使ったことがわかるような経費しか計上できなくなります。
確かにそのほうが安全ですが、実際には経費として計上できるものもできなくなってしまいます。そうなると無駄に税金を払ってしまうことになりかねません。でも心配無用！実はしっかり必要経費として認められるようにできる、とっておきの裏ワザがあるのです！
個人事業主とフリーランスの経費33項目！デキた勘定科目教えます！
勘定科目とは経費を分類した項目のことです。家計簿にも食費だったり、水道・電気・ガスは光熱費というふうに項目がありますよね？経費にも「消耗品費」「交通費」「製作費」などのように項目で分類されるのです。この勘定科目にほんのちょっと気を配ることで、税務署にツッコまれないようにすることができます。
個人事業主とフリーランスが使う勘定科目の事例
- 租税公課
事業税や固定資産税は租税公課として経費にできます。ほかにも自動車税や不動産取得税もＯＫです。また収入印紙も印紙税なので租税公課に含めることができます。あなたが個人事業主やフリーランスなら自宅の固定資産税も含まれますが、仕事で使用している面積の数値分のみです。所得税や相続税、住民税や交通違反金などは含まれません。
- 修繕費
修繕費の注意点は修繕したからといって修繕費になるものでもないんです。破損した部分の現状回復や現状を維持するための点検費用、約3年に1回程度の間隔で行われる修繕の費用などであることが基準です。必要以上に改造してしまっている場合は修繕費として認められません。
これは資本的支出といって、元の状態より性能が高くなってしまった場合など、「修繕ではなく資産を増やす行為」と判断されるのです。また一括で修繕費を経費として落とすためには、1回の支出が20万円以下なら全額を修繕費とすることができます。修繕費か資本的支出かの区別が明らかにできないときは、60万円以下であれば全額修繕費として認められます。
また修繕費が60万円を超えるときは、その資産の取得価額がおおむね10％相当額以下であれば修繕費として認められます。なんだかややこしいですが、すぐに経費として落としたいのであれば、20万円以下に抑えてしまえばいいのです。100万円の修繕なら5回に分けて修繕すればよいのです。
- 荷造運賃
あなたの得意先や取引先や仕事関連のところへ商品などを発送する際にかかる費用です。荷造りに使用する段ボールやガムテープなどもこの項目に含めることができます。
荷造りに必要な費用はすべて含めることができますが、ガムテープなどは使用していない分は、売上にまだ貢献していないとして含むことができません。すべて使い切ってから経費となります。
- 広告宣伝費
テレビや雑誌などメディアを使った宣伝はもちろんのこと、年賀状や名刺作成も含むことができます。またホームページを作る際のサーバー代やドメイン取得代もＯＫです。
- 水道光熱費
自宅である場合は仕事で使用している分しか認められません。おおよそ2～3割ほど経費として計上すれば安全でしょうが、しっかりと証明できるのであれば、それ以上でももちろん大丈夫です。
- 保険料
自宅で仕事している場合は住居している部分は経費として認められません。あくまで仕事に関連するものですから、保険料の一部が経費扱いです。証明しづらい場合は、おおよそ光熱費と同等ぐらいの割合で見積もっておきましょう。
- 消耗品費
10万円未満のものは消耗品として経費で落とせます。パソコンなど電化製品などは減価償却でなくても、10万円未満であれば消耗品として含めることができます。
- 福利厚生費
従業員の社会保険料など、会社が負担している金額を経費として計上できます。個人事業主であっても5人以上従業員がいれば、社会保険の強制加入になります。
- 給料賃金
従業員へ支払った賃金や賞与です。注意点として、あなたの配偶者や家族に支払った賃金を含むことはできません。ただ個人事業主であれば専従者控除というものがあります。
- 地代家賃
仕事で使用しているオフィスなどの事業所や店舗の家賃や使用料は経費として地代家賃として計上します。駐車場代もこちらに含めることができます。
- 支払手数料
銀行振込や販売などにかかかる手数料などは経費として計上できます。多くなければ雑費としても計上できます。
- 寄附金
仕事の付き合い上、やむを得ず寄付することになった場合は経費として扱えます。個人的な寄付はＮＧです。ただ個人事業主やフリーランスなら寄付金控除というものがあります。
- 減価償却費
固定資産は減価償却費に含まれます。
- 旅費交通費
電車・バス代などの交通費や宿泊代です。プライベートと仕事の判別がしづらいものは、証明できるものを準備しておきましょうね。
- 修繕積立金
マンションなど不動産の大規模な改修や管理費などのために積み立てられるお金です。積立金と聞いて経費にできないと思い込む人もいますが、支払った時点で経費として認められます。
- 未償却の繰延資産
繰延資産で未償却のものを経費として計上できます。例えば開業当時に赤字だったが、数年後に黒字に回復。その場合未償却だった開業費を、黒字の年に経費として計上できます。未償却であることを証明できるものを準備しておきましょう。
- 通信費
携帯電話やインターネットの費用はプライベート用と仕事用と明確に判別できるようにしておきましょう。
- 接待交際費
この項目は税務署から厳しいチェックが入るところでもあります。しっかり証明できるようにしておきましょうね！
- 事務用品費
筆記用具やファイルなどの文房具類は事務用費として含まれますが、消耗品との違いに悩む人もいますが、会計上はどちらの項目でも問題はありません。
- 支払利息
借入金などにかかる利息も経費として問題なく計上できます。
- リース料
事務用機器や自動車などをリースしている場合もリース料を経費として計上できます。自動車などは減価償却費としても経費上の損得はかわりませんので、どちらの項目にしても構いません。
- 諸会費
個人事業主やフリーランスだと、商工会議所や支援してくれる団体に加入することもあります。そのときの会費も経費として計上できます。
- 雑費
上記に分類できなかったり、されないその他細かな経費は雑費で扱っておきましょう。
- 仕入れ
小売業など仕入れが必要な事業であれば仕入れ代も経費となりますが、売れ残った分は経費として扱われません。基本的には仕入れたものが売れたときに、経費として計上できることになっています。
- 車両関係費
車を仕事上で頻繁に利用する場合は、ガソリン代や高速代、駐車場など車両に関する費用を計上できます。
- 材料費
制作のために必要だった材料の購入費です。
- 取材費
事業において必要な取材にかかった費用です。取材でかかった交通費などもこちらの項目でも構いません。
- 外注工賃
仕事の一部を外部に委託する場合の費用。外注費と給与の処理については税務署で問題になることがあります。外注費を給与とみなされる場合もあるので、しっかり証明できる契約書などを準備しておきましょう。
- 図書研究費
書籍やサンプルの購入なども経費として計上できます。ファッション誌や娯楽関連の本や雑誌は、プライベートとの区別がつきにくいので、証明できるような資料や商品をなどがあればベストです。
- 会議費
取引先や得意先との打ち合わせで使った喫茶店などの飲食代は会議費で計上できます。
- 支払い報酬
依頼した仕事に関して支払った費用で、フリーランスのWebデザイナーやライター、自営業者、個人の事務所、ホステス、などへの報酬です。雇用契約を結んでいるホステスやパート・アルバイトなどは該当しません。
- 固定資産除却・売却損
車両などを廃車にした場合などはこちらで計上できます。
- 雑損失
上記に分類されないその他の損失は雑損失で計上します。
勘定科目の裏ワザ！ポイントは目立ちすぎないこと！
税務署に経費として認めてもらうには、誰が見ても経費だとわかるようにしておくことが一番安全ですが、それだと実際に仕事に関連したものですら経費にできない恐れがあります。ただ、やみくもに領収書やら経費やらと言ったところで相手は税務署。一筋縄ではいきません。
ところがどっこい勘定科目って、これといった決まりがないのも事実なんです。この経費はこの項目じゃないとダメ！っていう約束も罰則もありません。要はあなたの所得税額に間違いやずれが生じていなければ、勘定科目なんてどうでもいいのですよ！ぶっちゃけ！もし指摘されたら「じゃあこっちにしときま～す」ですみますからね。
あなたも「この経費はどこの科目に入れたらいいんだろう？」って迷ったこともあるでしょうが、そこまで厳密にしなくても問題ありません。それよりもポイントは目立ちすぎないことなんです！そして変わりすぎていない経費の種類ということです。
目立ちすぎない勘定科目にすれば、税務署から無用な突っ込みをされることも少なくなります。例えば、交際費だけ目立つような金額になっていれば、誰でも突っ込みたくなりますよね？「あなたなんでこんなに交際費多いのん？あやしい・・・」となります。
ある金額だけ大きくなってしまうと「どうしてこんなに金額がおおきいのだろう？」と不思議に思ってしまいます。そうなると「ちょいと調べてみたろうかいな」となるのがオチ。勘定科目をうまいこと均等にバラして、なるべく全体的にバランスよくすることがポイントです。
また毎年コロコロと勘定科目が変わりまくるのもよろしくないですね。やはり毎年コロコロ変わるというのは「どうして？」となるので調べられる対象になります。できれば、勘定科目はあなたのスタイルを確立させて、毎年そのまま続けていくほうがよろしいのです。一度固めたらあまり変更しないほうが身のためです。
目立たないようにうまく勘定科目と経費を整理していけば、税務署からの無用な「この経費なんでやねん！」というツッコミはなくなります。もう一つポイントとして確定申告の書類に記載できる勘定科目の数は決まっているので、多すぎるのもよくありません。できるだけシンプルに工夫していきましょう。
まぁ・・・さらなる裏ワザといえば、ダメもとで全部経費にしちゃうっていう裏ワザもありますが・・・安全を考えて経費として計上しなければ、まったく経費にもなりませんし、税金も安くならないです。でも、あーだこーだと説明できる自信があるなら、全部経費で計上して半分ぐらい認めてもらえばＯＫぐらいの勢いのほうが、案外税金は安くすみますね（笑）